Redresser les projets à la dérive grâce à l'Obeya room
La gestion des équipes selon les principes du Lean, issu du Toyotisme et l'Obeya fait son apparition en France. Et c'est à l'occasion de l'université du SI des 1er & 2 juin d'Octo Technology que Sandrine Olivencia, coach Lean pour Operae Partner s'est exprimée sur les atouts de ces pratiques.
« 2 projets informatiques sur 3 échouent dans le monde ». Cette statistique présentée par Sandrine Olivencia, coach Lean chez Operae Partners, lors de son allocution a l'Université du SI des 2 & 3 juin, organisée par Octo Technology, pointe les défauts organisationnels des projets de systèmes d'information.
Les projets informatiques n'arrivent pas à l'heure du fait d'une mauvaise maitrise du "lead time" (rétro-planning du projet). Les DSI, qui se sentent désarmés, pointent le manque de visibilité de leurs projets, le manque d'organisation et le fait qu'ils ne gèrent que des projets en crise. Dans la pensée Lean on appelle cela un problème et la démarche de résolution du problème s'oriente tout d'abord vers une visualisation de la production. Cette visualisation se fait grâce à l'Obeya.
L'Obeya ou Obeya room est une salle semblable à une salle de réunion ou tous les acteurs du projet se retrouvent pour résoudre les problèmes. Les murs de cette pièce sont remplis de post-it désignant les problèmes et les points cruciaux du projet toujours dans l'optique de visualiser le problème.
Ainsi chaque pan de la salle est réservé à une partie du dossier. Le premier pan et le plus important comme le dit Sandrine Olivencia : « Le point de départ est le client, c'est notre étoile du Nord », viennent ensuite la maquette du projet, les indicateurs, le plan macro, le plan hebdomadaire et un dernier pan de mur réservé uniquement à la résolution des problèmes. Cette gestion compartimentée du projet et des problèmes permet une compréhension plus globale et une meilleure appréhension du calendrier. Les résultats sont très bons.
Sandrine Olivencia a illustré son propos par un cas qu'elle a elle-même vécu. Alors qu'elle est déjà coach, un DSI de grande banque l'appelle car il a un gros souci organisationnel avec une webteam (équipe de développement internet) composée de 15 personnes. Il y a une mauvaise communication interne, des retards de livraison conséquents, des user ratings (la satisfaction utilisateur) à 2.3/5 et en moyenne 4 problèmes à la livraison du projet.
Après un tour de table de l'équipe, il a été décidé de créer un jeu appelé « La voix du client » ou la webteam (équipe dédiée aux projets web) devait se mettre à la place de l'utilisateur final pour prendre conscience des problèmes de leur projet. Une fois cette phase d'acceptation validée l'Obeya room a été créée, celle-ci doit être construite par les parties prenantes pour bien se l'approprier.
L'équipe s'est prise au jeu et 3 semaines plus tard la satisfaction client était montée à 3.7/5 et on constatait 0.75 problème par projet livré.
Illustration : une Obeya room (D.R)
