Licences Microsoft : 5 astuces pour optimiser sa facture
Les licences Microsoft sont souvent un calvaire pour les entreprises tant dans la phase d'achat que dans celle de renouvellement. Voici 5 voies permettant d'optimiser la facture.
Microsoft engrange chaque année des milliards de dollars en vendant ses licences Windows et Office. Et peu importe la taille de votre entreprise, il y a de fortes chances pour que celle-ci soit cliente de Microsoft. A moins que vous ne soyez un expert en négociation, il y a également une forte probabilité pour que vous payez trop pour les licences Microsoft. Des livres entiers ont été dédiés au licensing Microsoft sans pour autant trouver de réponses satisfaisantes.
Aucun article ne peut couvrir la totalité de ce qu'il faut savoir sur les licences Microsoft. Mais voici 5 astuces qui pourraient vous faire économiser de l'argent au moment de renouveler ou d'acheter d'autres licences Microsoft.
1. Avoir des droits de virtualisation illimités avec la licence Datacenter
Les licences Windows Server peuvent être très chères dans les grands déploiements, et les technologies de virtualisation peuvent rendre le licensing encore plus confus qu'à l'époque ou les serveurs x86 régnaient en maîtres sur les centres informatiques.
Mais ces deux problèmes peuvent être résolus en exploitant mieux la licence « Datacenter Edition », un schéma de prix pour les serveurs Windows 2008 R2 qui a été oublié par beaucoup de clients selon certains analystes. La licence Windows Server est facturée par processeur, et avec les processeurs multi-coeurs d'aujourd'hui le nombre de licences requises peut dépasser de loin le nombre de serveurs d'un centre informatique.
Mais, La licence « Microsoft Datacenter Edition » offre des droits de virtualisation illimités, ce qui veut dire que les entreprises ont les droits d'utilisation pour opérer un nombre illimité d'instances virtualisées de Windows Server sur des processeurs licenciés avec Windows Server 2008 R2 Datacenter sans avoir à acheter de licences additionnelles, selon Microsoft.
Selon Cynthia Farren, qui possède une entreprise de consulting et qui entretient un blog sur le licensing Microsoft: « Un grand nombre d'entreprises ne sait rien de Datacenter Edition », et ont simplement acheté une licence pour chaque instance Windows Server fonctionnant séparément sur des machines virtuelles. La raison principale de cette sous-utilisation de la licence illimitée est qu'il y a encore 2 ans, la densité de virtualisation n'était pas assez grande dans les entreprises pour utiliser ces droits.
La Datacenter Edition coûte environ 3 000 $ par processeur, alors que le prix de base de l'édition standard est de 1 029 $. Le coût d'accès des clients à ces licences peut cependant varier grandement selon la taille de l'entreprise et le bon sens du client durant les négociations. Mais en général, selon Cynthia Farren, si vous avez une machine à 2 coeurs qui fait tourner 8 machines virtuelles, les coûts de licence sont les mêmes selon que vous achetez la licence Datacenter ou non. Une fois que l'entreprise est fortement ancrée dans la virtualisation, la licence Datacenter peut permettre de grosses économies.
Selon Cynthia Farren, « c'est de la logique mathématique pure. Si vous utilisez 40 serveurs virtuels sur une machine à 4 coeurs, vous économiserez beaucoup d'argent en achetant la licence Datacenter. » Ce n'est pas le cas en revanche pour les entreprises utilisant 20 machines virtuelles sur 2 coeurs qui auront à acheter 20 licences Windows Server.
2. Décider si la « Software Assurance » vaut le coup
A l'instar de la Datacenter Edition, il y a énormément de types de programmes de licences de Microsoft qui seront intéressants pour certains clients et d'un inintérêt complet pour d'autres. L'analyse de ces licences devient alors une compétence à avoir au sein des DSI et des Direction financières. Les décisions clés que votre entreprise devront prendre seront de savoir si elles achètent la « Software Assurance », le programme de maintenance Windows, Microsoft Office ou encore d'autres licences.
La « Software Assurance » ou SA amène un surcoût mais permet d'étaler les paiements logiciel sur plusieurs années, typiquement 3 ans, et apporte certains bénéfices comme l'assistance téléphonique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ou encore un support technique sur le Web. Mais selon les analystes, le plus gros avantage d'un tel bénéfice réside dans le fait que l'on a accès aux mises à jour des produits durant la période du contrat sans coût additionnel.
Si vous achetez Windows ou Office aujourd'hui et que vous attendez une mise à jour dans l'année qui suit, dans ce cas, la SA vaut le coup. Cependant certains clients se sont retrouvés lésés par la longueur du cycle des mises à jour de Microsoft. Selon Paul DeGroot, analyste, « Beaucoup de client se sont retrouvés coincés par la durée de développement de Vista ». « Ils ont continué à payer la SA sans avoir de bénéfice. Ils se sont donc naturellement détournés de cette solution en se demandant pourquoi ils continueraient à payer pour un service qui ne leur apporte pas d'amélioration ? ». Quand Vista est finalement sorti, l'interface était complètement différente et ne fonctionnait pas avec certaines applications XP, ce qui a justifié pour beaucoup de monde le fait de ne pas acheter la SA.
La SA est un coût supplémentaire qui s'élève quasiment au prix qu'une licence complète (par exemple 200 $ pour Windows 7 professionnel) avec un coût étalé sur 3 ans. Ce qui veut clairement dire que vous payez le double d'une licence par utilisateur et donc avez le droit d'attendre des mises à jour. Dans le pire des scénarios, Paul DeGroot explique qu'une entreprise pourrait être amenée à payer 3 fois pour le même système d'exploitation Windows. Une première fois pour la licence OEM qui accompagne tout PC de bureau pré-installé avec Windows. Une autre fois pour une mise à jour de la licence et une troisième fois pour la SA.
Laura DiDio, analyste chez Information Technology Intelligence Corp (ITIC) argue du fait que la SA inclut un nombre de goodies assez conséquent pour y souscrire. En effet, la SA inclut des formations gratuites, des outils d'administration, des droits de virtualisation pour les applications et pour un PC de bureau sous Windows. Cynthia Farren, de son côté, pense que les bénéfices apportés par la SA sont « minimaux ». Selon elle, le support technique inclut dans la SA n'est pas aussi solide qu'un contrat de support technique dédié. « Si il n'y a pas de mise à jour durant les 3 ans que dure le contrat, l'entreprise ne s'y retrouvera jamais financièrement. »
Cynthia Farren indique également que les clients potentiels de la SA devraient au préalable examiner leurs infrastructures et la feuille de route des produits de Microsoft, se faire une petite idée des mises à jour futures des solutions de Microsoft et établissent leurs propres plans pour remettre à jour Windows, Office et les autres technologies.
3. Eviter de trop payer pour Windows 7
Comme Paul DeGroot le note plus haut, le pire scénario serait de payer 3 fois pour la même chose. Et il existe également des stratégies permettant d'éviter ce scénario catastrophe pour le passage vers Windows 7. La première chose, est de savoir si l'entreprise a réellement besoin de Windows 7 et si oui combien de personnes en interne sont concernées par cette migration. Une fois cette décision prise, il y a plusieurs stratégies à appliquer pour minimiser son investissement.
La première stratégie consiste à acheter la fameuse « Open License » qui est trop souvent ignorée par les grandes entreprises parce qu'elle a d'abord été créée pour les petites. L'Open license permet surtout aux entreprises de souscrire à la SA pour 2 ans au lieu de 3, ce qui permet de réaliser 33% d'économie. Alors que certains bénéfices, tels que les droits VDI (Virtual Desktop Infrastructure), disparaitront au bout de 2 ans, le droit d'utiliser Windows 7 Enterprise Edition demeure indéfiniment. C'est un problème car Windows 7 Enterprise n'est disponible que pour les clients de la SA.
D'encore meilleures remises sont disponibles par des accords "exceptionnels" de Microsoft, ce qui permet au client d'acheter la SA pour moins de 3 ans. Selon Paul DeGroot, « En théorie, vous n'avez besoin de la SA que durant 1 mois pour valider Windows 7 Enterprise Edition indéfiniment ».
L'Enterprise Agreement est le moyen le plus classique pour les entreprises dotées d'un parc d'au moins 1000 postes de mettre sous licence leurs PC de bureau et de recevoir les dernières versions de Windows et d'Office. Mais, selon Cynthia Farren, cet accord est quelque peu inflexible, obligeant les clients à payer pour chaque poste dans leur entreprise. Il peut tout de même être intéressant de demander une exception à Microsoft.
Par exemple, si vous avez 2000 postes dans l'entreprise. Pour 1700 l'Enterprise Agreement a du sens, tandis que pour 300, l'accord n'est pas très intéressant. "Dites le à Microsoft, afin que l'éditeur soit créatif. Ne croyez pas que vous ayez à acheter des licences inutiles pour ces 300 postes. Microsoft fait des exceptions" martèle Cynthia Farren.
Ceci dit, le client devra sûrement donner quelque chose en échange pour la réduction mais c'est là tout l'art de la négociation.
4. Connaître ses options concernant les bureaux virtuels
Windows 7 est attendu par tous comme étant le système d'exploitation qui dopera les technologies de virtualisation du bureau et certains clients disent qu'ils ont déjà réussi à économiser substantiellement grâce à la virtualisation des PC.
Reste que les analystes demeurent plus mesurés et disent que les entreprises ne feront pas automatiquement d'économies en développant les PC de bureaux virtuels (Virtual Desktop Infrastructure ou VDI), avec les coûts additionnels que représentent le nouveau matériel et les licences. Les calculs de retour sur investissement prennent en compte bien plus que les simples coûts de licence, mais faire le bon choix dans son acquisition de licences est un point essentiel de toute stratégie de virtualisation de PC selon VDI.
Microsoft a baissé ses prix pour le VDI, le rendant même gratuit avec la SA, au lieu d'un surcoût de 23$ par machine. Cependant, les clients qui n'ont pas acheté la SA peuvent toujours virtualiser leurs PC de bureau en achetant les licences Windows Virtual Desktop Access (VDA), qui coûtent désormais 100 $ par machine et par an au lieu de 110 auparavant.
Alors que les prix de la SA varient grandement, les représentants de Microsoft préviennent généralement que cela demeurera moins cher pour un parc que les licences VDA. Microsoft précise que les licences VDA sont plus adaptées pour les petites entreprises que pour les grandes. La licence VDA délivre les mêmes avantages que la SA, et propose les mêmes caractéristiques comme par exemple les mêmes mouvements illimités entre les serveurs et le stockage, l'usage de n'importe quelle version de Windows et un accès à plus de 4 machines virtuelles sur une même machine physique.
Un autre changement dans les licences pourrait améliorer le retour sur investissement dans le cadre de la virtualisation de PC de bureau. Ce mois-ci, Microsoft offre des droits de « roaming » (« vagabondage ») plus généreux, ce qui suppose que les clients vont pouvoir avoir accès à les images de leur PC de bureau depuis n'importe quelle machine sans avoir à recourir à des licences supplémentaires.
Selon la direction de Microsoft ce changement « soulage l'énigme de longue date concernant le processus de licensing autour des VDI et permet au client d'avoir un avantage clé grâce au VDI : l'utilisateur accède à un environnement géré de manière centralisée depuis n'importe quelle machine ou dispositif ». Les droits de roaming étendus sont disponibles à partir du moment où le client a acheté la SA ou son alternative à savoir la licence VDA.
5. Ne pas avoir peur de négocier
Selon Laura DiDio « La plus grosse erreur que les organisations, quelque soit leur taille, font, est qu'elles n'essaient jamais de négocier ». Dans certains cas, les gens chargés d'acheter les licences ne sont pas experts en négociation, et dans beaucoup de cas la personne anciennement chargée des négociations n'est plus au même poste. Or, savoir comment se sont passées les précédentes négociations peut procurer un avantage certain pour le rachat des fameuses licences.
Le meilleur moment pour négocier se situe généralement au dernier trimestre de l'année fiscale en cours, au moment où les commerciaux cherchent à atteindre leurs objectifs de vente et par la même doper leurs commissions. Microsoft à besoin de clients tout comme ses clients ont besoin de Microsoft, il n'y a donc pas de raison pour ne pas demander de rabais.
Le travail ne se termine malheureusement pas à la signature du contrat. S'accommoder avec les termes des licences n'est pas toujours simple. Le réel danger étant d'avoir des charges supplémentaires à cause d'un mauvais usage des licences.
Photo: Schéma de la Software Assurance, D.R Microsoft Corporation
