Les transports Cassier automatisent la numérisation et le classement des contrats
Les transports Cassier ont déployé un équipement spécifique capable d'analyser et numériser des milliers de contrats et de transmettre ces données au système d'information. L'entreprise Cassier est spécialisée dans le transport routier de marchandises et dans la location de véhicules industriels. Chacune des missions est consignée par le chauffeur sur un document matérialisant le contrat de transport : la lettre de voiture. A la fin de la semaine, le chauffeur rapporte dans son agence l'ensemble de ses lettres de voiture qui sont dépouillées et transmises au service comptabilité pour rapprochement avec les commandes et facturation. « Ces documents papier n'étaient jamais scannés mais rapprochés manuellement des fax ou mails de commande par nos différents exploitants, puis archivés » explique Pierre Merlin, responsable de l'agence d'Epinay-sous-Sénart. Compte tenu du volume de bons de livraison, ce travail devenait de plus en plus difficile. Les risques d'erreurs se multipliaient et la recherche d'un document devenait fastidieuse. 2000 documents par agence sont traités chaque mois Le groupe Cassier a décidé d'équiper chaque agence d'un équipement (une Xambox, d'origine Xamance), afin que les chauffeurs y déposent l'intégralité des bons de livraison et autres documents relatifs à leurs missions. Ces documents sont alors numérisés et indexés par cet équipement, afin de les archiver et de pouvoir les retrouver aisément. Connectée au système d'information de l'entreprise, il permet la centralisation de toutes les données transmises par les agences. Plus concrètement, la reconnaissance automatique du numéro d'ordre, en liaison avec le système d'information central, permet d'apparier les lettres de voitures avec l'ordre de transport correspondant. Les services de comptabilité ont ainsi tous les éléments nécessaires pour procéder directement à la facturation. Chaque mois, plus de 2000 documents par agence sont ainsi numérisés, classés et rapprochés du système de facturation. « Cet outil nous ouvre des perspectives nouvelles en terme de service au client, telle que la mise à disposition des preuves de livraison sur un portail web. Ces nouvelles fonctionnalités, qui sont aujourd'hui un avantage concurrentiel, seront demain des pré-requis pour accéder à certains appels d'offre » commente Pierre Merlin.
