Les notaires s'enthousiasment pour les prémices de l'archivage certifié
Les notaires proposent une offre de sécurité associant un archivage électronique et un acte authentique traditionnel. Cette proposition apporte les garanties du Sceau de la République. Les premiers usages des clients professionnels surprennent les notaires mais les font rêver sur leur avenir.
Les Chambres des Notaires de Paris, Seine Saint-Denis et Val-de-Marne ont annoncé le 3 avril, le lancement du service notarial de dépôt électronique. Ce service sécurise l'archivage numérique de documents en l'accompagnant d'un acte authentique garantissant l'identité du déposant et l'horodatage du dépôt. Ce service était expérimenté depuis la fin 2007 auprès de quelques clients. Il sera déployé progressivement auprès des études de Notaires parisiennes puis sur l'ensemble du territoire. Les premiers usages du service ont surpris les notaires qui, du coup, s'enthousiasment, devant le potentiel des applications possibles et l'évolution induite pour leur profession. Se déplacer en personne Concrètement, le service archive tout fichier informatique. Le déposant du fichier doit se déplacer en personne dans une étude notariale proposant le service. Il sera muni d'un document officiel d'identité et, s'il agit pour le compte d'un mandant (son entreprise), des titres explicitant son droit à agir (statuts, K-Bis, mandat express..). Il portera aussi sur un support le fichier à déposer. En revanche, il n'a pas besoin d'une signature électronique car c'est la signature du notaire qui portera la preuve, le plus haut niveau de preuve admis en droit français. Un logiciel développé par Dictao Après vérification de l'identité et de la capacité à agir du déposant, le notaire entre le dépôt dans son logiciel dédié créé par Dictao. Il effectue alors une double prise d'empreinte numérique du dépôt selon deux algorithmes (SHA256 et MD5) pour chaque fichier et l'ensemble des fichiers composant le dépôt. Puis les fichiers seront chiffrés et transférés chez l'hébergeur (en l'occurrence l'opérateur BT), avec la signature électronique du notaire pour sceller le dépôt. Le notaire imprime son sceau BT gère un hébergement hautement sécurisé avec réplication sur plusieurs sites distants auxquels s'ajoutent des sauvegardes régulières sur bandes déposés dans des coffres forts. Tout au long du processus, l'empreinte numérique du dépôt est recalculée à chaque étape et la cohérence est vérifiée avec les empreintes calculées dans les étapes précédentes. Enfin, une fois le dépôt validé, le notaire imprime les empreintes numériques et cette impression est revêtue de son sceau et de sa signature, devenant ainsi un acte authentique traditionnel constatant le dépôt sécurisé, l'identité du déposant et l'horodatage du dépôt. Lecture d'un code à barre 2D La restitution ne peut s'effectuer que sur la présentation de cet acte authentique, conservé sans limitation de durée dans les minutes de l'étude, et l'intégration dans le logiciel de Dictao des empreintes numériques exactes du dépôt grâce à une lecture par douchette d'un code à barre 2D. En cas de demande de restitution, le notaire vérifie de la même façon que lors du dépôt que l'auteur de la demande de restitution est légitime (même personne avec même fonction, successeur, supérieur hiérarchique, héritier...). Un tarif selon la durée et le volume Si la preuve du dépôt est conservée sans limitation de durée et pourra donc être retrouvée au sein des archives nationales dans quelques siècles, le dépôt lui-même n'est conservé qu'un temps défini choisi par le déposant et renouvelable. Pour l'heure, les notaires acceptent des durées de 1 à 10 ans et la prestation est payable entièrement au départ. Le tarif de la prestation est d'ailleurs indexé d'une part sur le volume déposé et d'autre part sur la durée choisie : un forfait de 250 € auquel s'ajoute un prix dégressif selon quantité de 0,25 à 1 € par Mo et par an. Les premiers usages surprennent les notaires Les notaires ont été très surpris des natures de documents déposés et des raisons de ce dépôt. Ils s'attendaient simplement à recevoir des actes simples tels que des contrats commerciaux. Or, les premiers utilisateurs ont ainsi déposé certes des textes (pour garantir des droits d'auteur) mais aussi des fichiers de bases de données SQL ou des fichiers Autocad. Une entreprise envisage d'utiliser le système pour déposer de façon sécurisée sa comptabilité informatique en pouvant garantir au fisc que celle-ci n'a pas été modifiée après la clôture. De fait, l'apport essentiel du service notarial de dépôt électronique est de certifier un horodatage du dépôt et l'identité du déposant. Cela garantit donc de façon pratiquement incontestable qu'Untel était en possession de tel document à telle date. En plus, il s'agit d'un service d'archivage très sécurisé document par document. Sécuriser des documents papier Des contrats ne pouvaient pas auparavant être sécurisés en format papier, comme certains contrats immobiliers qui peuvent représenter une pile de deux mètres de hauteur de pages A4 (incluant notamment les plans en annexe). Par ailleurs, le coût relativement modeste du dépôt permet de sécuriser des points d'étapes dans un projet. L'exemple donné par les notaires lors de la présentation du projet concernait une preuve d'antériorité avant un dépôt de brevet ou un partage d'information avec des partenaires, en déposant des carnets de laboratoires pharmaceutiques. Notons qu'au contraire d'un dépôt de brevet qui fait l'objet d'une publication, l'usage d'un dépôt notarié garantit le secret du contenu du dépôt.
