Le Printemps met ses factures télécoms sous surveillance
Le Printemps a pour objectif d'être le grand magasin de référence de la mode et du luxe en France. Avec 4500 collaborateurs, il regroupe 17 magasins dans l'hexagone et a réalisé en 2009 plus d'un milliard d'euros de ventes. Chacun de ces magasins accueille de nombreuses marques sur ses stands, et il offre à chacune des marques représentées la possibilité d'utiliser une ligne téléphonique ainsi qu'un accès internet. Ce qui constitue un sacré défi en termes de gestion des factures télécoms.
Chaque magasin était chargé de refacturer ces appels télécoms aux marques. Cette décentralisation avait pour conséquence de multiplier les factures. « Chaque marque recevait 17 factures pour la même période, chacune était issue de l'un des magasins du Printemps. De plus, tout ce processus était géré manuellement », précise Christophe Duru, Responsable comptabilité Client au Printemps.
Face à ce constat, l'enseigne a souhaité avoir plus de visibilité sur ses lignes télécoms dans le but de les rattacher à chaque stand et ainsi de pouvoir les facturer de façon consolidée aux fournisseurs. Il fallait une solution qui permette « d'automatiser et de contrôler ce système complexe de refacturation de manière simplifiée », déclare-t-il. Un outil logiciel de gestion de la facturation télécoms a été mis en place fin 2008 dans chacun des magasins.
La solution a notamment permis d'identifier toutes les lignes télécoms et de les répertorier dans la base de données de l'outil accessible en mode Saas et donc commune à tous les utilisateurs du Printemps. Cette base est gérée par le service Patrimoine de l'enseigne qui s'occupe des ouvertures, des fermetures et des déplacements de ligne.
Pour toute demande d'ouverture de ligne, un processus simple a été mis en place. « Si un standardiste souhaite avoir une ligne téléphonique, il fait sa demande auprès du service Patrimoine qui la transmet à l'opérateur. Une fois que la ligne est créée, elle est automatiquement visible dans l'outil, et elle est rattachée à la marque à laquelle elle appartient », commente-t-il. « Nous pouvons extraire des informations très précises sur une ligne, un magasin ou une période, mais également modifier ou rattacher une nouvelle ligne au système analytique, très simplement », remarque Christophe Duru.
La solution donne une mine d'information aux administrateurs du Printemps « Nous avons accès à toutes les factures. Il n'est plus nécessaire de demander une justification à chaque magasin. Nous trouvons toutes les informations dont nous avons besoin au quotidien, c'est un réel prolongement de notre base interne », indique Christophe Duru .Cette flexibilité permet non seulement une facturation ciblée, mais aussi son export dans le système ERP interne au Printemps, sous SAP. C'est la solution Consoview de Consotel qui a été mise en place.
Photo : la façade du Printemps Haussmann (D.R.)
