Le groupe GTF réduit ses coûts télécoms de 60%
Le groupe GTF est spécialisé dans la promotion et la vente de produits pharmaceutiques qui emploie environ 500 personnes. Il vient de réaliser une économie de près de 60 % sur son budget télécoms tout en améliorant la qualité de service et des équipements employés.
Le groupe a retenu un seul opérateur pour sa téléphonie fixe et mobile, une nouvelle technologie en interne (en l'occurrence la voix sur IP), des contrats mieux adaptés à ses besoins actuels et futurs. Il a eu recours pour cela à un cabinet de conseil spécialisé dans l'audit et l'optimisation des coûts télécoms.
« L'optimisation de la téléphonie en entreprise nécessite des compétences techniques et une connaissance des marchés fournisseurs qu'une PME telle que la nôtre ne peut raisonnablement pas posséder en interne », déclare Christine Amuat, contrôleur de gestion au sein du groupe GTF.
En septembre 2010, dans le cadre d'une mission d'optimisation du budget voyages et déplacements de GTF, le cabinet de conseil en achats retenu par le groupe GTF avait détecté un potentiel d'optimisation important sur les télécoms. L'objectif du groupe GTF n'était alors pas uniquement de réduire les coûts mais de bénéficier de forfaits fixes et mobiles mieux adaptés aux réels besoins de ses collaborateurs et de moderniser ses équipements.
Le besoin est alors exprimé de passer de la technologie de téléphonie fixe classique à la VoIP. Le cabinet de conseils en achats a alors préconisé un choix inhabituel puisqu'il a proposé au groupe GTF d'abandonner ses forfaits globalisés au niveau de l'entreprise pour des forfaits individualisés, avec un abonnement minimum et une facturation à la seconde. Usuellement, la mise dans un pot commun peut apparaître comme un choix judicieux. L'appel d'offres est lancé début 2011.
Les principaux critères de sélection portent dans le cadre de l'appel d'offres sur la qualité des offres avec des informations sur la fiabilité des technologies proposées, le nombre de services associés tels que les garanties, les échanges standards de téléphones, etc., la réactivité commerciale de l'opérateur, sa capacité à fournir un interlocuteur unique à GTF, etc., et enfin les coûts.
Au final, l'ensemble du marché, fixe et mobile, est remporté par un seul et même fournisseur alors que GTF utilisait jusqu'à présent deux opérateurs, avec à la clé une économie de 60 % sur un budget estimé à 370 000 € annuel. C'est le cabinet Factea Telecom qui a mené cette opération.
On peut également citer le fait que le groupe GTF a réduit dans le même temps ses frais de déplacement en faisant appel à un cabinet du même réseau de professionnels de réduction des coûts. GTF a ainsi mis en place une réorganisation en interne avec Factea France pour gérer les déplacements professionnels, une nouvelle ... ... agence de voyages d'affaires, le déploiement de logiciels de réservation en ligne et de reporting.
Résultats : GTF a réalisé près de 66 % d'économies sur ses frais d'agences et de 20 % sur son budget aérien. Le groupe entend mettre également en place une organisation et des processus lui permettant de maîtriser durablement son budget voyages et déplacements estimé à 450 000 euros annuels.
Le fait d'avoir chiffré les économies réalisables a été un déclencheur. «Dans une PME comme la nôtre, ce chiffrage permet d'accélérer la prise de décision quant à la nécessité d'optimiser ce poste de dépenses » souligne Christine Amuat.
Le budget voyages et déplacements est un poste de dépenses important au sein de GTF. Près de 400 collaborateurs sont concernés. Le groupe organise plusieurs séminaires par an pour ses forces de vente présentes sur tout le territoire français. Auparavant, pour participer à ces séminaires, chaque collaborateur réservait son billet d'avion soit directement par téléphone auprès de l'agence de voyages de l'entreprise, soit auprès d'une assistante chargée d'organiser le séminaire qui, ensuite, appelait elle-même l'agence de voyages. A noter que ces règles de déplacements étaient peu cadrées. Le processus de réservation était au final très coûteux, avec un suivi et un contrôle quasi absents.
Une nouvelle organisation a été mise en place. Désormais, un réseau en interne de 7 correspondants voyages permet de répondre directement aux besoins et aux questions des collaborateurs. Ce système entend notamment limiter les appels téléphoniques vers l'agence de voyages. D'autre part, des règles de déplacements ont été instituées. La nouvelle politique voyages du groupe mise en place définit dorénavant le type de billet adapté en fonction de la situation et du niveau de souplesse requis pour chaque déplacement. Le recours privilégié aux compagnies low cost et aux billets semi-flexibles est encouragé, de même que des réservations trois semaines avant chaque déplacement.
Par ailleurs, un appel d'offres a été organisé pour remettre en compétition l'agence de voyages historique de GTF. Celui-ci portait notamment sur les déploiements d'un logiciel de réservation en ligne, d'un outil de reporting et d'une solution d'interfaçage avec le logiciel de comptabilité de l'entreprise.
Trois agences de voyages se sont portées candidates. Les critères d'évaluation portaient sur la facilité d'utilisation, la couverture fonctionnelle et le déploiement de chaque solution, sans oublier les frais d'agences et les coûts de déploiement. Et c'est au final Carlson Wagonlit Travel qui est ainsi devenue la nouvelle agence de voyages de GTF.
Une nouvelle organisation a été mise en place, et il a été demandé de privilégier les réservations on-line (taux d'adoption de 80 %) plutôt que l'assistance téléphonique.
Photo D.R.
