Le groupe de presse La Voix dématérialise 30 000 factures fournisseurs
Le groupe de presse La Voix a déployé une infrastructure de dématérialisation de la totalité de ses factures fournisseurs, dont le traitement est en outre fluidité via un workflow. Fin 2007, le groupe de presse La Voix était confronté à un allongement du délai de traitement manuel des factures papiers, source d'erreurs et d'insatisfaction des fournisseurs. Il souhaiter y remédier en fluidifiant et sécurisant ses process administratifs et comptables. A cela s'ajoutait la volonté d'améliorer la traçabilité de ses factures selon des règles strictes de rapprochement, et de parfaire la récupération de sa TVA liée aux achats. Dans cette optique, la décision est prise de dématérialiser et d'automatiser le traitement de ses 30 000 factures annuelles émanant de plus de 1 500 fournisseurs, et de mettre en place un cycle de validation électroniques auprès des 80 collaborateurs du groupe. Un temps de saisie divisé par deux Il s'agissait concrètement d'enrichir l'ERP Peoplesoft avec des outils réalisant la numérisation des factures et la gestion des workflows. Réalisé conjointement avec l'intégrateur qui a mené le projet (Flucticiel), le choix de ces outils s'est porté sur BasWare et Kofax, notamment sur des critères d'intégration avec l'ERP. Aujourd'hui, les factures sont numérisées dans les 48 heures suivant leur réception, rapprochées des commandes concernées, envoyées dans le circuit de validation, imputées et approuvées. Il n'y a plus aucune circulation de factures papiers et le temps de saisie et de traitement a été divisé par deux. De plus, l'équipe comptable bénéficie d'une visibilité globale des factures, ce qui lui permet de régler rapidement les litiges, voire de bloquer des paiements. Pour leur part, les managers peuvent piloter leur activité en assurant un suivi au jour le jour des factures et des paiements qui sont tracés et comptabilisés. Enfin, les relations avec les fournisseurs ont été améliorées, car il est désormais possible de les informer à tout moment de l'avancée du traitement de leurs factures. La Voix envisage maintenant de dématérialiser la passation de ses commandes puis la facturation de ses clients. Le groupe La Voix en bref Le groupe La Voix est un groupe de presse (print, web et télévision) opérant dans le nord de Paris. Il est éditeur de plusieurs titres de presse régionale (dont La Voix du Nord) qui totalisent plus de deux millions de lecteurs par semaine. Ses sites web atteignent 1,7 million de visiteurs uniques par mois. Quand à sa chaîne de télé (Wéo), elle compte plus de 900 000 téléspectateurs, 6 semaines après son lancement.
