L'assureur Mondial Assistance dématérialise ses factures fournisseurs
Mondial Assistance opte pour la dématérialisation fiscale avec ses deux cents principaux fournisseurs. Les échanges s'effectuent via une plate-forme de facturation tierce. La société d'assistance Mondial Assistance met en place la facturation électronique avec ses principaux prestataires. L'assureur annonce un coût de traitement de chaque facture divisé par 3 et l'accélération du traitement comptable. « Toute la chaîne peut désormais être informatisée : le prestataire reçoit ses missions automatiquement, il peut nous transmettre une facture électronique et il recevra son règlement par virement sans aucune intervention, décrit Patrick Joly, Directeur Prestataires et Achats de Mondial Assistance France. La dématérialisation des factures a débuté en 2002 chez Mondial Assistance. L'assureur avait développé une chaîne de numérisation et de traitement électronique des factures de ses prestataires qui réalisait le rapprochement automatique des bons de commande et des factures correspondantes. Cette première solution a permis d'accélérer les traitements mais impose d'archiver les factures originales sur papier car leurs images « scannées » n'avaient pas de valeur de preuve juridique ou fiscale. En 2008, Mondial Assistance prévoit de traiter 950 000 factures en provenance de 7 000 prestataires. Cette importante volumétrie justifiait la mise en place d'un processus de dématérialisation totale des factures de ses principaux fournisseurs. Le projet a été lancé en 2006 et s'est concentré dans un premier temps sur les 200 prestataires les plus importants qui représentent environ la moitié des factures à traiter. Actuellement, 40% des missions commandées par Mondial Assistance à ses prestataires du domaine automobile sont transmises automatiquement. Lorsque Mondial Assistance enclenche le projet de dématérialisation totale, son objectif est de supprimer les manipulations de documents papier, de réduire les erreurs issues des procédés de reconnaissance automatique de caractères (Optical Character Recognition) - car 10% des documents posent des problèmes -, de réduire les délais et de réduire le taux de factures non conformes (15% des factures reçues présentant un contenu non standardisé). Enfin, le but est aussi de réduire les coûts d'archivage, tout en mettant à niveaux les fournisseurs d'un point de vue outillage. Le coût unitaire de traitement des factures serait divisé par trois, de quoi rentabiliser le projet avec quelques milliers de factures, soit deux à trois semaines d'activité. Mondial Assistance utilise la plate-forme de dématérialisation Clear Invoice d'Accelya, déjà opérationnelle avec certains de ses plus importants prestataires tant en France qu'à l'étranger. Les prestataires de Mondial Assistance peuvent choisir une autre plate-forme de dématérialisation de leur choix.
