L'archivage du courrier électronique toujours largement négligé
Une étude de Markess International - sponsorisée par EMC et HDS - fait le point sur les pratiques des entreprises et des administrations en matière d'archivage de leurs courriers électroniques. Elles sont peu avancées. Sur les 150 à 200 milliards d'e-mails échangés chaque jour dans le monde, 97% seraient des spams. Il n'en demeure pas moins que les organisations recevant des courriers électroniques doivent traiter ces documents comme des courriers papier et donc les archiver avec une capacité ad hoc. Selon une étude de Markess International : - 36% des organisations n'ont pourtant rien prévu en la matière, - 8% ont un projet en cours, - 22% prévoit de traiter le sujet d'ici 2011, - 10% à plus longue échéance - et 10% ne savent même pas si quelque chose existe ou est prévu. Résultat : il ne reste que 14% d'entreprises où le sujet est effectivement traité. Plus l'entreprise est grosse, plus la pratique semble répandue. En général, l'archivage des e-mails n'est pas le premier projet d'archivage numérique réalisé. Certains secteurs sont particulièrement en pointe comme la banque et l'assurance, où les contraintes légales en matière d'audit et de processus sont particulièrement sévères. Dans 84% des cas, l'archivage des e-mails est d'origine "économique" : il s'agit de purger "en masse" les messageries de ce qui n'a pas d'utilité immédiate ... Illustration D.R. ... afin de libérer de l'espace disque. L'archivage réglementaire concerne 77% des cas et 55% est un archivage avec valeur probatoire (garantie d'intégrité et d'authenticité). Dans 71% des cas, l'archivage est sélectif et il ne se fait pas "en masse". Sur une liste de 24 items suggérés, le principal point sensible de l'archivage des e-mails reste l'identification de ce qu'il faut effectivement archiver (afin, par exemple, de ne pas s'encombrer avec du spam). La classification et la pérennité (format et durabilité des supports) ne viennent qu'ensuite. Mais la gestion de la durée d'archivage (et donc de la destruction d'archives obsolètes) ne préoccupe pas les répondants. L'archivage n'est pas similaire selon les fonctions de l'entreprise. Si les relations d'avant/après vente ne sont archivées qu'à hauteur de 17%, la relation de vente en tant que telle est la fonction la plus archivée avec 41%, devant la finance/comptabilité (38%) et les ressources humaines (33%). Dans tous les cas, il reste que l'archive doit être lisible et consultable. Des fonctions comme le scellement (garantie d'intégrité) et le e-discovery (capacité à auditer une archive, y compris d'un tiers, et à y rechercher des informations, notamment à des fins d'audit) restent largement méconnues. Mais une solution d'archivage dédiée n'est choisie que dans 56% des cas : 32% pour un archivage global de toutes les données électroniques, 24% pour les e-mails à part du reste. Dans les autres cas, l'archivage utilise un module de la solution produisant les données.
