Commandes, factures, télécopies : Manutan dématérialise tout azimut
Mercredi 3 juin, ThemaTIC réunissait des experts de la dématérialisation afin de faire le point sur ce marché, des commandes aux factures, en passant par la signature électronique. Manutan, généraliste européen de la vente à distance aux entreprises, partage son expérience. Manutan, généraliste européen de la vente à distance aux entreprises, a partagé son expérience Mercredi 3 juin, lors d'une table ronde consacrée à la dématérialisation. Chez le géant de la vente directe aux entreprises, familiarisé avec les approches numériques de la vente en ligne, la dématérialisation a débuté par le traitement des télécopies, essentiellement des fax de commandes. Elle a permis de mettre fin à l'édition papier et a automatisé la distribution des fax. 400 000 factures par an C'est ensuite sous l'impulsion de ses grands clients, « qui nous ont fortement sollicités, voire gentiment imposé », admet Eric Duverger, directeur des ventes grands comptes et business chez Manutan, que l'entreprise est passée à la dématérialisation fiscale. L'enjeu du projet, géré par la comptabilité, est européen et portera à terme sur 400 000 factures par an. La démarche a débuté par la recherche d'un fournisseur d'envergure européenne. Une équipe projet a été montée, une maquette réalisée associant certains clients selon leur typologie, et la DGI interpelée, cette dernière ayant quasi évolué avec le projet. Un projet poussé par l'usage des cartes d'achats La dématérialisation fiscale chez Manutan est également poussée par l'usage des cartes d'achats, qui participent à l'automatisation des processus de commande et de facture. Ces dernières sont directement intégrées dans l'ERP. Deux types de documents sont ainsi 'expédiés' au client ou au fournisseur, soit en EDI soit en PDF signé, même si la signature n'est pas exigée dans tous les pays d'Europe. Malgré l'existence d'une directive européenne, Maître Eric Caprioli, avocat et vice-président de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), a souligné la difficulté d'initier des projets de cette envergure, tant les législations des pays de la Communauté manquent d'harmonisation. Manutan constate au final que certains seuils de gains sont atteints, et qu'un ROI se dessine, même s'il « reste encore difficile à évaluer sur certains points, en particulier sur ses répercussions dans certains traitements humains ». Le constat est cependant plus que positif, avec la suppression des flux papier et l'automatisation des traitements, au point que le marchand à terme souhaite étendre l'expérience à l'ensemble de ses clients. Il peut être difficile de réduire l'usage du papier. Les fabricants oeuvrent donc sur d'autres axes, comme l'usage des imprimantes (énergie et consommables). C'est justement en ce qui concerne l'usage qu'il faut sensibiliser les utilisateurs à n'imprimer que le nécessaire ou l'intéressant, et sur du matériel de proximité. Il faut également les sensibiliser aux avantages de partager un document écrit dématérialisé. Encore faut-il, au-delà du "scan" et de l'impression, disposer d'outils pour transférer, stocker et archiver les données. Des contraintes légales désormais allégées À ce propos, Maître Eric Caprioli a rappelé que si les règles de conservation des documents ont changé en 2008, abaissant les délais de stockage, elles ne s'appliquent qu'aux documents produits aujourd'hui, et tombent dès qu'une procédure est engagée. « Il appartient au chef d'entreprise, le seul responsable, de choisir sa politique d'édition et de conservation des documents... » Pour Julien Stern, Ditrecteur Général de Cryptolog, il semble évident qu'à terme la dématérialisation s'imposera dans tous les actes du quotidien, qu'il s'agisse de la sphère publique ou de la sphère privée. Encore faudra-t-il disposer des bons outils. Car chez les acteurs du marché, spécialistes de la dématérialisation comme de la signature électronique, chacun avance à son rythme, sur ses outils, et sur ses standards, ces derniers brillant par leur absence de la scène internationale. Deux faits cependant dominent : dans l'entreprise, l'adoption d'une solution de dématérialisation et de signature électronique n'est rentable que sur du volume, avec un coût décroissant au fur et à mesure que celui-ci augmente. Julien Stern de Cryptolog évoque un seuil de rentabilité à 100 000 contrats, pour un ROI entre un et deux ans. Il faut prendre en compte les développements et adaptations spécifiques, le déploiement des processus, la formation et le reclassement des individus... Chez Manutan, Eric Duverger évoque quant à lui un ROI immédiat, grâce à la suppression du document papier, de son impression, de l'enveloppe, du pliage et de l'insertion du document dans l'enveloppe, du timbre, des déplacements d'expédition, etc., jusque chez le client qui n'a plus à traiter le courrier. En intégrant l'investissement initial, le ROI total entre un et deux ans est validé.
