Cas pratiques notés à Solutions Démat'2008
La conjoncture accélère les projets « sans papier » des entreprises. Les retours d'expérience exposés à Solutions Démat'2008, du 30 septembre au 2 octobre, en témoignent. En voici trois, parmi les plus significatifs.
Les projets de dématérialisation se bousculent dans les entreprises. Chez Vinci Construction, ce sont quatre chantiers qui sont enclenchés simultanément dont la dématérialisation du cautionnement bancaire lors du démarrage de projets. Chez Groupe Publicis, la numérisation des factures va être généralisée sur l'ensemble des sites dans le monde. Dans un premier temps, ce sont 320 000 factures par an en provenance de 20 000 fournisseurs qui sont numérisées. Enfin, Nestlé bascule le traitement des factures fournisseurs dans les plates-formes d'e-achats, plutôt que de les faire numériser en offshore. Vinci Construction France numérise sa gestion de trésorerie En fusionnant pas moins de cinq sociétés (SGE, GTM, Cofiroute, Dumez, Campenon-Bernard et quelques autres), Vinci Construction, ensemblier du BTP (27 000 personnes et 370 implantations en France) a hérité d'une multitude de systèmes de gestion totalement différents, qu'il est urgent de rationnaliser. « Nous ne voulons plus qu'une seule plate-forme de paiement, qu'un seul outil de comptabilité et qu'une seule base de données pour le paiement et la trésorerie, affirme Tony Carron, responsable trésorerie Groupe de Vinci Construction. Quatre chantiers de transformation liés aux technologies de l'information ont ainsi été ouverts de front : - La refonte des systèmes d'information, qui sera effective en avril 2009 et qui débouchera sur la dématérialisation fiscale des factures, en intégration avec les outils de gestion, - La refonte des outils de trésorerie, de communication bancaire et des moyens de paiement, - La dématérialisation des procédures de cautionnement bancaire, - Le recours à une plate-forme interne de partage de chantiers BTP à plusieurs. Une plate-forme en ligne sécurisée par PKI La dématérialisation des demandes de caution bancaire pour la réalisation des travaux est déjà bien avancée. Elle repose sur la plate-forme multi-banques « e-cautions », opérée par Vialink, la filiale services de confiance de la Bred Banque Populaire, qui s'adosse sur une PKI OpenTrust. « Nous pouvons maintenant diversifier nos sources de caution et nous les obtenons en deux minutes. Ce qui nous fait économiser 200 journées homme par an, détaille Tony Carron. Les frais par acte ne sont plus que de 5 €, contre 30 € auparavant, pour 30 000 actes par an, d'un montant total de 2,5 milliards d'euros désormais. Dans la foulée, Vinci teste également la nouvelle plate-forme « e-chantiers » du même Vialink. Elle permettra de partager des chantiers à plusieurs derrière un mandataire, de dématérialiser les pouvoirs, les ouvertures de comptes, les virements. Ces virements transiteront à terme par le réseau bancaire Swift, après ... ... validation en workflow par signature à reconnaissance biométrique, et non plus par clé USB. Le leader du brick and mortar s'avance sur la voie de l'entreprise numérique. Groupe Publicis généralise la numérisation de ses factures entrantes Après un déploiement concluant en France, le groupe Publicis va déployer une technologie de capture automatique et de validation en workflow de ses factures entrantes sur ses 15 centres de services partagés dans le monde. Le centre de services partagés du Groupe Publicis pour la France, la Belgique et les Pays-Bas (appelé RE :Sources) a fait un premier constat : seulement quatre mois se sont écoulés entre la signature du contrat et le début de la mise en production de la solution retenue. Le projet avait préalablement été bien préparé et bien expliqué en interne. Deuxième constat : pour traiter 320 000 factures par an en provenance de 20 000 fournisseurs, la productivité du traitement a pu être augmentée de 30 %, au lieu des 25 % visés. La solution déployée numérise et capture les données des factures papier entrantes sans nécessiter de modélisation préalable. Celles qui correspondent à des bons de commande du PGI (75 % dans le cas de RE:Sources France) peuvent donc leur être rapprochées automatiquement. En cas de rejet, elles sont présentées à l'écran d'un vérificateur en workflow, qui corrige les caractères mal lus. Ce que le système prend en compte par ... ... auto-apprentissage. Les factures de frais généraux, sans bon de commande, sont quant à elles routées par les agences pour validation, puis mises pareillement en paiement. Les autres bénéfices attendus se sont vérifiés : meilleur contrôle interne, suppression des validations par signature manuelle, accès immédiat aux documents numérisés pour les besoins de vérification. « Cet accès instantané est finalement l'avantage le plus palpable, observe Anne Albouy de RE :Sources. Après implication préalable de tous les personnels concernés, le groupe Publicis va donc déployer la solution dans l'ensemble de ses 15 centres de services partagés dans le monde. La technologie employée est celle de ReadSoft. Nestlé va cesser la numérisation en offshore de ses factures En raison d'un trop grand nombre de rejets par ses ERP, le groupe alimentaire Nestlé veut réduire de 60 % en trois ans le volume de ses factures entrantes scannées en offshore. Afin d'atteindre cet objectif, François Musso, manager e-procurement de Nestlé France, a proposé d'intégrer autant que possible le traitement des factures fournisseurs aux plates-formes d'e-achats, donc aux plates-formes émettrices des bons de commande utilisées en interne. La direction générale l'a approuvé. Ce schéma sera donc mis en oeuvre dans l'ensemble des filiales régionales. Chez Nestlé, la plate-forme d'e-procurement en XML Quadrem déjà utilisée en France et dans plusieurs pays européens pour les achats indirects, permet cette intégration. Aussi, François Musso a-t-il commencé par faire l'inventaire pour la France des différents flux de commandes transitant d'ores et déjà ou pouvant dans l'avenir transiter par Quadrem. Il est ainsi apparu qu'il était possible d'intégrer quelque 28 000 factures par an sur 206 000 existantes : pour les frais généraux, sous-traitance, études marketing, services et dépenses techniques.... Elles seront traitées en priorité, jusqu'à la dématérialisation fiscale. La cinématique sera alors la suivante. L'acheteur passera sa commande via SAP ou le portail Quadrem. Le fournisseur approuve cette commande par signature électronique. Quadrem vérifie la présence et la cohérence des données obligatoires, puis crée la facture en PDF signé pour le compte du fournisseur. Elle sera mise en paiement plus vite, et doublement archivée par Quadrem en quatre formats différents, pour l'acheteur et le fournisseur, conformément à la réglementation allemande sur l'archivage électronique à valeur probante, la plus stricte en Europe. A terme, cette intégration sera également proposée par d'autres plates-formes d'e-procurement, dont Synertrade.
