Canal + dématérialise les contrats avec son réseau de distribution
En combinant une application de BPM et un service de signature électronique, Canal + a dématérialisé les éléments contractuels avec son réseau de distribution. Le groupe Canal + a mis en place avec ses distributeurs une charte de qualité définissant les rôles et responsabilités de chacun. Les distributeurs sont amenés à valider ce document et s'engagent ainsi à délivrer le service attendu par le groupe pour ses clients abonnés. « La mise en place d'une charte basée sur un échange papier avec plusieurs milliers de points de vente aurait été chronophage, coûteuse et difficile à gérer au niveau archivage », explique Jean-Christophe Heymonet, responsable du projet Espace Distributeur, chez Canal + Distribution. Et de préciser : « mettre à disposition de nos distributeurs les documents contractuels et leur permettre de les signer en ligne étaient une étape naturelle. » Plutôt que d'adresser par voie postale un document de plusieurs pages à chaque distributeur, lui demandant de le retourner signé, Canal + a donc opté pour la dématérialisation. La solution s'est appuyée sur un portail existant Pour la mettre en place, la chaîne s'est appuyée sur l'Espace Distributeur, une infrastructure existante. En effet, en s'appuyant sur un portail (fourni par VDoc Software), les équipes de Canal+ pilotent continuellement une vingtaine d'univers auxquels ont accès ses partenaires. Chacun d'entre eux n'a accès qu'aux informations qui lui sont utiles pour la vente des offres Canal +. VDoc Process, l'application de Business Process Management liée au portail, permet la gestion des flux de demandes entre le distributeur et l'équipe Canal + concernée. Comme les opérations varient continuellement, l'Espace Distributeur peut se démultiplier en plusieurs dizaines de versions. Dans le cas des éléments contractuels, seuls les distributeurs sollicités pour signer ont accès à cette fonction. Dans ce cadre, VDoc Software et CertEurope ont collaboré pour intégrer à l'un des process la solution d'horodatage de CertEurope. Le service juridique de Canal + a fixé les règles « Deux jours après que notre service juridique ait finalisé le document, nous avions déjà le retour de centaines de distributeurs acceptant la charte, là où nous avions auparavant plusieurs semaines de latence. La mise en place de cette opération s'est résumée pour le distributeur à un seul clic et pour nous à un seul traitement de masse des réponses », précise Jean-Christophe Heymonet. Pour ce premier projet, le service juridique de Canal + n'a pas exigé d'aller au-delà de l'horodatage. Le jeton permet de prouver pendant 10 ans l'acte d'acceptation des distributeurs. La mise en place de la solution n'a pris que quelques semaines. « Cette première expérience nous encourage à aller plus loin pour gérer électroniquement le contrat général de distribution de nos partenaires, voire pour valider les contrats enregistrés de nos abonnés », conclut Jean-Christophe Heymonet.
