Bouygues Construction va dématérialiser 1,5 million de factures fournisseurs par an
S'étant doté à Guyancourt d'un ERP unique de dernière génération, SAP ECC6, Bouygues Construction peut maintenant automatiser le traitement de toutes ses factures entrantes dans ses 450 entités à travers le monde. Chez Bouygues Construction, un nouvel ERP (SAP ECC6) et un traitement automatisé de toutes les factures entrantes sont liées dans le même projet, dit Edifice, amorcé dès 2005. Il entre à présent en phase de déploiement, à raison d'une entité tous les trois mois. « Chacun de nos chantiers, explique Bernard Cottinaud, directeur du centre de compétence SAP de Bouygues Construction, mobilise des budgets énormes mais avec des marges toujours très faibles. » Comment conforter celles-ci, sinon par la refonte de la gestion financière de ces chantiers et la mécanisation des tâches sans valeur ajoutée ? Chaque information ne doit être saisie qu'une fois pour ensuite pouvoir être retraitée à l'infini. Il n'y a pas d'autre voie pour libérer du temps et fiabiliser les relations avec les partenaires. « Toutes les entités du Groupe devront numériser tous leurs flux entrants » Pour cette automatisation, le constructeur a retenu la suite Readsoft Documents que sa filiale ETDE utilisait depuis 2004. Elle inclut la numérisation et le vidéocodage des factures papier avec le module Invoice, le rapprochement avec les bons de commandes connus de l'ERP avec le module Cockpit, et la gestion des anomalies et de l'approbation avec le workflow Webcycle. « Toutes nos entités devront y faire passer tous leurs flux entrants, indique Bernard Cottinaud, mais pour éviter toute manifestation de rejet, chacune pourra s'organiser comme elle l'entend. » A ce stade, Pertuy Construction (35 000 factures/an) à Nancy et Brézillon (50 000 factures/an) à Paris les ont déjà mis en oeuvre. A chaque fois, les comptables demandent à faire également le scan-LAD. Mais comme la tâche est ingrate et répétitive, il faut bien vite les remplacer par des personnels moins qualifiés. Ces mêmes comptables, par contre, prennent rapidement goût aux nouveaux métiers, plus valorisants, de « cockpiteurs » et de « gestionnaires des anomalies ». 20 % des factures entrantes (EDF, notes de frais...) ne correspondent pas à un bon de commande. Mais le « sas de gestion » du module Cockpit les transforme en pièce comptable sans avoir besoin de leur créer un bon de commande. Elles peuvent donc entrer directement dans le workflow d'approbation. 80 % des autres factures ont leur bon de commande dans l'ERP. Mais seulement 25 % d'entre elles sont aujourd'hui sans anomalie pour pouvoir être approuvées automatiquement. Bouygues Construction va évidemment s'efforcer d'améliorer progressivement ce pourcentage en liaison avec les fournisseurs. Il prévoit ensuite de mutualiser le scan-LAD auprès de prestataires extérieurs et d'identifier les fournisseurs susceptibles de passer en EDI et à la dématérialisation fiscale des factures. Les outils Readsoft Documents sont intégrés à l'ERP et à une GED EMC Documentum par IBM services. Ineum Consulting a pour sa part apporté l'assistance à la maîtrise d'ouvrage.
