A quand la fin du cauchemar de la gestion papier ?
Voilà déjà 20 ans que l'Hôpital Américain de Paris avait externalisé sa gestion de documents. Depuis, ce sont près de 9 000 dossiers par an qui sont archivés. Une nouvelle codification attribuée en 2008 a permis d'accélérer la restitution des dossiers : Moins de 4 heures pour les plus urgents. Voici déjà plus de 20 ans que l'Hôpital Américain de Paris, situé à Neuilly sur Seine (92), avait confié l'archivage de ses dossiers patients à un spécialiste de la gestion et de la conservation externalisée de documents. Et c'est il y a 10 ans qu'une nouvelle codification avait été mise en place pour accélérer la restitution des documents. Un stockage de proximité limité En raison du volume important de dossiers, et face à la montée des prix de l'immobilier, l'Hôpital Américain avait préféré externaliser la majeure partie de ses archives et ne consacrer qu'une surface limitée au stockage de proximité des dossiers d'hospitalisation (un dossier unique par patient). Ce sont ainsi plus de 100 000 dossiers patients qui sont conservés. Chaque fin d'année depuis 1986 - début de la collaboration - c'est une année d'archives qui est prise en charge pour une durée de conservation de 30 ans, soit près de 8 000 à 9 000 dossiers d'hospitalisation complète. 4 heures pour la restitution d'un dossier urgent Chaque jour, l'Hôpital Américain demande le rapatriement des dossiers indispensables au bon déroulement des consultations et des hospitalisations. Les demandes sont traitées via Saga Web, service de gestion en ligne d'archives. Une disponibilité optimale des dossiers est nécessaire, notamment en cas d'urgence où la restitution est réalisée en moins de 4 heures. Depuis 1998, chaque dossier se voit attribuer, par l'AHP (American Hospital of Paris), un numéro d'identification unique, basé sur l'année de dernière sortie d'un séjour d'hospitalisation. Cette nouvelle codification facilite le travail d'indexation réalisé par les archivistes qui devaient, auparavant, ouvrir chaque dossier afin d'identifier ceux à externaliser en fonction de la dernière date de sortie du patient. Le secret médical respecté Parce que le respect du secret médical constitue une exigence majeure dans le secteur hospitalier, toute une série de dispositions permettant d'assurer la confidentialité des données médicales personnelles sont mises en oeuvre : De leur prise en charge à leur restitution pour consultation, les dossiers sont sécurisés, identifiés de façon anonyme, tracés et conditionnés tout spécialement pour les livraisons sous enveloppes opaques. C'est Locarchives, société d'externalisation d'archives et d'ingénierie documentaire, qui s'occupe de l'archivage des dossiers patients de l'Hôpital Américain de Paris. « Avant ce nouveau système c'était un travail fastidieux pour l'archiviste de Locarchives. Aujourd'hui, la codification complémentaire rend l'externalisation plus facile. Nous sommes très satisfaits de notre collaboration avec Locarchives qui apporte des solutions performantes et adaptées aux enjeux et contraintes de notre activité. », précise Martine Besneux, responsable du service de Gestion des dossiers Médicaux de l'Hôpital Américain.
